Bien organiser les ponts et les congés de mai

organisation_5326361Entre week-ends prolongés et congés à solder, votre agenda de mai ressemble à un gruyère ? Pas de panique! Un zeste d’organisation, et vous pourrez rester zen, tout en assurant la continuité de l’activité au bureau.

Deux ponts, le 1er et le 8 mai (qui tombent un vendredi), un jeudi de l’Ascension férié… sans parler des éventuels congés à solder avant la fin du mois ! Las, dans votre service, la masse de travail est, elle, au rendez-vous.  » Dans l’immédiat, souffle le formateur indépendant Jean-Luc Lefèvre, il vous reste quelques recours exceptionnels : demander des renforts, rallonger vos journées ou encore, reporter certains congés.  »  » En pratique, de nombreuses entreprises accordent des dérogations « , relève Bernard Stadler, directeur de Best Conseils, organisme de formation basé à Troyes.

 Agir vite.  » J’ai vu des cadres avec 900 mails en retard ! Même en mai, prenez plutôt une heure par jour pour écluser courrier et autres besognes rébarbatives. Mais ne négligez aucune tâche « , insiste Jean-Luc Lefèvre qui prône le  » je prends-je traite « . Un compte-rendu à rédiger ?  » Au sortir de la réunion, l’affaire sera bouclée en vingt minutes, et vous pourrez penser à autre chose.  » Loin d’une réaction au coup par coup, il s’agit  » d’instituer des séquences d’action immédiate, au lieu de gérer la tergiversation « .

Déléguer.  » Un bon manager se concentre sur les hommes, pas sur les tâches « , rappelle Bernard Stadler. Confiez donc à d’autres les relevés de production, la saisie… Mais attention,  » on délègue pour valoriser son équipe, pas pour se décharger « , prévient le formateur.

(Se) remotiver. Vous retrouvez votre bureau après un pont de plusieurs jours… et vous savez que dès vendredi soir démarre un nouveau week-end prolongé !  » Il n’est pas facile de se remettre au travail « , concède Jean-Luc Lefèvre. Deux solutions : prévoir des tâches qui exigent de la concentration, ou planifier des activités non urgentes mais essentielles, notamment des moments d’échanges pour renforcer la cohésion d’équipe et la circulation de l’information.

Rester joignable… ou pas. Mails, mémos, téléphone portable… Même en week-end ou en vacances, l’entreprise peut se manifester. Faut-il rester joignable ou décréter le silence radio ?  » À un manager toujours sur le qui-vive, j’ai conseillé de commencer par couper son portable, se souvient Bernard Stadler. Il a ensuite pu constater que sa société ne l’appelait plus qu’à bon escient.  » La meilleure solution, selon le formateur ? Dire qu’on rebranchera son téléphone ou qu’on regardera ses mails à tel moment. Bonnes vacances !

Comment assurer la continuité de l’activité Ralentie certes, l’activité ne doit toutefois pas s’arrêter en mai. Les conseils de Thierry Stephan, consultant senior chez Krauthammer.

1. Incitez vos collaborateurs à poser leurs congés très tôt. Faites valoir l’intérêt collectif (meilleure visibilité pour le service), mais aussi individuel (plus de choix dans les dates…).

2. Surveillez les congés non pris. Demandez au service RH (ressources humaines) qu’il vous avertisse en début d’année si un collaborateur a de nombreux jours à solder.

3. Organisez une permanence. Avant une période critique, tenez une réunion pour réfléchir collectivement à l’organisation de l’activité. Si possible, privilégiez le travail en binôme tout au long de l’année, afin d’assurer un passage de relais lors des congés. Et affichez un calendrier mural récapitulant les permanences des uns et des autres.

4. Promouvez les bons outils. Un salarié qui va s’absenter peut confier ses rendez-vous à un collègue grâce aux agendas ouverts, et avertir les clients de sa date de retour via sa boîte vocale et une réponse automatique aux e-mails.

5. Arbitrez. Deux collaborateurs comptent s’absenter au même moment et personne ne peut les relayer ? Invitez-les dans votre bureau pour qu’ils trouvent un accord. Faute de consensus, tranchez à partir de critères équitables (situation familiale, ancienneté, dates des derniers et prochains congés, niveau de responsabilité, performance individuelle), et soulignez que la personne déçue sera prioritaire la prochaine fois.
Source: lexpress

Brochure MOIMA Annonces1 Brochure MOIMA Annonces1

Exprimez vous!

CommentLuv badge